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En este Máster nos centramos en las habilidades que se necesitan para mejorar las capacidades para dirigir y líderar y trabajar como equipo con nuestros directivos. Cuando se forma parte y se trabaja codo con codo con nuestro directivo, no solo son importantes los conocimientos técnicos, sino saber como adaptarnos y entender qué se espera de nosotros y como conseguir igualmente transmitir con éxito nuestras ideas y vision de la realidad para que puedan ser reconocidas y aceptadas.
Tú eres un/a líder. Para empezar, por tu propia vida que nadie puede liderar por ti. Y en tu profesión, donde diariamente consigues que los demás atiendan tus necesidades y colaboren contigo.
Por ello, invertir en este curso o lo que es lo mismo, en ti misma, te ayudará a seguir creciendo.
El programa del MÁSTER INTERNACIONAL EN SECRETARIADO EJECUTIVOONLINE pone especial énfasis en el desarrollo de las Técnicas de Organización y Simplificación del Trabajo y de Comunicación eficaz (una verdadera asignatura pendiente), así como para desarrollar criterios unificados para trabajar dentro de nuestro departamento y con el resto de los centros relacionados, establecer criterios de aplicación de las Técnicas de Archivo, Organización de Reuniones y en el conocimiento e interiorización de técnicas para la mejora de las Relaciones Interpersonales y de las Relaciones Públicas y el Protocolo en la empresa
EL PRIMER Y ÚNICO MÁSTER INTERNACIONAL EN ESPAÑA avalado por 27 años de experiencia y la satisfacción de las múltiples empresas que nos confían la formación y perfeccionamiento de sus SECRETARIAS PROFESIONALES.
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Todos los módulos potencian, de forma transversal, los cambios de actitud necesarios para afrontar las nuevas responsabilidades que las organizaciones demandan.
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El Instituto de Secretariado Europeo es una compañía con resuelta vocación de ayudar a la comunidad de los profesionales del Secretariado en la búsqueda de la calidad total a través de la Formación, Actualización y Perfeccionamiento de las habilidades y técnicas de la profesión, dedicándose con especial atención al campo de Secretarias de Dirección, Ayudantes Ejecutivos y Assistants.
Nuestra experiencia de 28 años como primera empresa especialista en el mundo secretarial y creadora y diseñadora del Primer Máster Internacional para Secretarias de Dirección y Assistants en las modalidades: Presencial - Mixta o Blended Learning - Online, y el respaldo de las 65 ediciones impartidas de este Máster, nos permite asegurar una calidad fundada en el profundo conocimiento de la realidad de sector y su necesidad de adaptación al cambio.
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'Maneja de forma sencilla, rápida y directa los obstáculos del día a día del puesto de una Secretaria Ejecutiva.'
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Cuando le ascienden a un puesto con responsabilidades de coordinación, control o supervisión de nuestro entorno – nos asusta.
Un ascenso al liderazgo, supervisión o dirección conlleva nuevas responsabilidades, nuevas relaciones, y nuevas oportunidades de crecimiento personal y profesional.
Y a menudo, muchos de nosotros no recibimos la formación, el apoyo y la guía que necesita para tener éxito.
¿Sabe que el 40% de los nuevos mandos fracasan a los 18 meses de haber sido ascendidos? ¿Por qué? Son ascendidos porque eran buenos en sus trabajos – no porque puedan realmente dirigir gente.
Nunca han llevado gente, solucionando problemas complejos de gestión de los tiempos, administrar las políticas de la empresa o lidiar con los superiores, en otras palabras, están completamente sin preparar-
La buena noticia es que ahora, si nos han promocionado o queremos que nos promocionen a puestos con nuevas responsabilidadesl usted puede formarse (aprender) todos los conocimientos y consejos que normalmente lleva años aprender a los directivos.
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Usted puede hacer de su trabajo lo que usted quiera que sea... casi siempre. Usted puede hasta cambiar su Título profesional, si usted y su jefe piensan que es lo apropiado.
En el transcurso de una generación el título de ¨secretaria¨ ha sido modificado y "matizado" en gran manera en el vocabulario de las empresas, sobre todo en las norteamericanas. El término por el que se reemplazó "Administrative Assistant", de equivoca traducción al español, también parece haber perdido fuerza. Es cierto que el título "AA" todavía aparece en muchos de los anuncios clasificados de búsqueda de personal y bolsas de trabajo, pero una vez en el puesto, los títulos y descripciones del puesto con frecuencia cambian.
El problema de las empresas y de los interesados radica en la traducción y asimilación de tareas delos términos: "AA" se traduce a veces en España como "Asistente o Assistant o Ayudante" o "PA" (Personal Assistant) traducido por Personal de Apoyo (en lugar del Ayudante Personal que se ajusta al término inglés) . Personal de Apoyo resulta un título demasiado vago o genérico - que, en un momento dado puede significar cualquier cosa.
HACIA LO ESPECÍFICO
Asistente del ….. O Asistente para
A los jefes, en general, no les importa demasiado el título. Así que hoy, aquellos que trabajan con directivos, pueden, cada vez más, buscar títulos más específicos centrados en el trabajo que en realidad llevan a cabo.
Ejemplo: Asistente del Presidente, del Director Ejecutivo, del Vicepresidente o cualquier otro Directivo de primera línea; o Asistente para una tarea o categoría específica, tal como Recursos Humanos.
¿CUESTIÓN DE "SENSIBILIDAD" O NECESIDAD REAL EN LOS NEGOCIOS?
El cambiar los títulos ¿es únicamente un asunto de empatizar con la sensibilidad de la gente, o es un reflejo verdadero de las nuevas formas de desarrollo y cultura de las empresas?
Probablemente un poco de las dos cosas. "Secretaria" no es un término que tiene probabilidades de volver a generalizarse porque todavía es considerado por muchos un término poco valorado y hasta quizás sexista.
En resumen, la ventaja de la tendencia hacia "Asistente del…" o "Asistente para…" es que elimina toda referencia al trabajo administrativo de secretarias o administrativos en general. Pone el “A” junto al jefe, para ayudarle y trabajar en conjunto. ISE
Los siguientes consejos pueden ayudarte a evitar que seas despedida/o.
Hay cuatro sencillas formas que ayudan a permanecer empleados:
Ser persuasivo en el trabajo es esencial si quieres transmitir nuevas ideas, crear nuevas oportunidades o simplemente evitar que el trabajo de otros te caiga a ti. Aquí te damos algunas ideas para ser persuasivo en tres situaciones diferentes en el entorno laboral:
1. “Vender” una idea a tus compañeros.
Situación: Quieres vender una idea a tus compañeros. Pero se supone que tu tienes también que analizar los beneficios e inconvenientes de la misma. ¿Deberías hablar primero de los beneficios y guardar los inconvenientes para lo último? O deberías identificar los inconvenientes y después llegar a los beneficios?
Contestación: Depende de tu audiencia. Si tu audiencia es neutral, comienza con los beneficios y después continua con los inconvenientes. Comenzar con los beneficios crea una actitud positiva que puede sobrepasar los inconvenientes.
Pero: si los miembros de la audiencia se le oponen o pueden utilizar los inconvenientes más tarde, comience por los inconvenientes. Si no lo hace así, su audiencia no le prestará atención hasta que no oigan su punto de vista.
2. Para contrarrestar la resistencia.
Situación: Estás a punto de enfrentarte a la resistencia a tus ideas. Según entres en la habitación, fíjate en los rostros de los presentes para “decidir” la técnica correcta a usar. Pero si no “ves” nada. ¿Qué puedes hacer para superar la falta de información de los signos no-verbales?
Contestación: Cuando no puedas identificar las actitudes en tu audiencia, piensa que son como el resto de todos nosotros y trata de “corto-circuitar” la resistencia.
Cómo hacerlo:
3. Cómo manejar objeciones
Situación: Estás a punto de presentar tus ideas a un grupo de directivos algo difíciles que te demandan que puedas probar las cosas. Ellos quieren los beneficios de tu propuesta explicados en términos que puedan entender. ¿Cómo manejarás sus objeciones?
Contestación: El primer mandamiento para manejar objeciones es “ Dar crédito al objetor” Nunca hagas sentir mal al objetor – no importa lo antipático o destructor que pueda resultar. El objetor puede tener aliados en la habitación. O, si le maneja ásperamente, el objetor puede guardar resentimiento y sacarlo en sus siguientes propuestas. Lo que usted quiere es evitar lo peor, simplemente por haber dado una contestación insensible – lo que además le hará aparecer como el malo de la película.
Algunas estrategias:
¿Le suena haber dicho alguna vez "sacó más trabajo antes de las nueve de la mañana que lo que la mayoría de la gente saca en todo el día"? Seguro que muchos de ustedes sí, y los que no, nos habría gustado poder decirlo...
Usted sabe que podría realizar más trabajo- y conseguir mayor productividad para usted y para su empresa - si encontrara el tiempo necesario para llevarlo a cabo. Pero el tiempo, en realidad, puede estar ahí disponible para usted. Puede, sencillamente, que no esté usando su tiempo tan inteligentemente como usted necesita hacerlo.
Una secretaria de una compañía de publicidad, alumna de nuestro Máster, que está a cargo, no sólo de su propia e importante carga de trabajo, sino también del seguimiento de las tareas de sus jefes y de mantenerles organizados, nos comentaba:
"Si entras en una reunión, y no vas organizado - no tienes tu agenda y tus notas para la reunión - no sacas ningún provecho de la reunión", " Tienes que sacar el tiempo para organizarte".Y eso, nos dice nuestra amiga, hace que tú y tu compañía seáis más eficientes y más productivas. ¡Una secretaria no puede ser una persona desorganizada!
De forma más distendida comentaba: "Imagina la visita al supermercado: la persona organizada va a la charcutería con una lista. Hace una lista de acuerdo con dónde encontrar los productos, esto es, dividida por departamentos: Charcutería - Lácteos - Carne ... Cuando necesita fruta y verduras no las habrá anotado junto con las toallas de papel de cocina o o el papel higiénico. De esta forma conseguirá ir más rápido. No tendrá que ir de un pasillo a otro según encuentra los artículos en la lista".
Para mejorar la gestión de tu tiempo considera estos consejos:
Sabemos que con todos los recursos formativos disponibles, es difícil decidir cuál es el correcto. En estos días, los presupuestos limitados, nos demandan también una consideración muy cuidadosa sobre estos recursos.
Para hacer la decisión más sencilla, el Instituto de Secretariado Europeo ha reunido una serie de ventajas que añadir a la excelencia de sus cursos, avalados por 20 años de experiencia:
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Las secretarias y administrativos no tienen miedo de tomar decisiones dentro de su ámbito de autoridad.
El tipo de decisiones que tomas como administrativo, secretaria o ayudante ejecutivo puede ser diferente a las que toma el Director o el Presidente de una empresa, pero el proceso es idéntico. Las decisiones acertadas se basan en algo más que buena suerte. Si una persona comprende el proceso, tomará decisiones de calidad. Si eres una persona “con decisión” eres más valiosa para tu organización.
Para algunos, el mundo se puede dividir en dos campos de batalla – el organizado y el desorganizado – y el organizado es aquel que emerge victorioso una y otra vez.
Leer más...Muchos se quejan a menudo que no les gusta estar asentados “en la rutina”, pero, por otro lado, luchan realmente contra los cambios. Es natural tener miedo de las posibles consecuencias cuando cambias tu comportamiento.
Con este artículo podemos darle algunas ideas para hacer cambios "suavemente" y podrás decidir, cuándo y cómo las pondrás en acción.
Algunas personas creen que “cambiar su imagen” significa no ser honesto con quien de verdad son. El crecimiento profesional llega cuando nuevas ideas nos llevan a nuevas formas de ver las cosas. Si miro a mi alrededor en la oficina y noto que a la gente que no viste de forma profesional (pantalones viejos o sucios, faldas demasiado cortas...) no se les considera de forma seria, probablemente me llevará a pensar en la importancia de la imagen.
La mentalidad de “nosotros” en lugar de la de “ellos” en el colectivo administrativo es muy fuerte en algunas oficinas. Este colectivo siente que la lealtad reside entre ellos, de unos con otros, en lugar de a la organización como conjunto. Esta actitud puede impedir el credimiento profesional, sin embargo puede resultar cómoda y segura en el día-a-día.
¡Recuerda, no necesitas ser perfecta todo el tiempo!
Siempre nos ha parecido que el mejor dinero que uno puede invertir, es el de su propia capacitación. Si uno traduce los conocimientos teóricos y los lleva a la acción, aquí puedes estar seguro que el retorno de la inversión va a ser muy, muy alto.
Tienes a tu disposición el "Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo", donde puedes adquirir las herramientas que te permitirán alcanzar un mayor grado de "profesionalidad" de forma práctica, y conseguir tus expectativas rápidamente.
La palabra ”mágica” que abre tu mente y tu corazón para un mejor desempeño profesional – y una vida mejor – es ¡tu actitud!
Una actitud positiva te ayuda a:
¡Tu habilidad para relacionarte con otros es uno de tus mayores activos!
“Profesional” se refiere a una actitud, no necesariamente a una descripción del puesto. El empleado profesional:
Tienes a tu disposición el "Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo", donde puedes adquirir las herramientas que te permitirán alcanzar un mayor grado de "profesionalidad" de forma práctica, y conseguir tus expectativas rápidamente.
Leer más...Usted se reúne periódicamente con los miembros de su equipo para establecer objetivos. Pero, más tarde, el equipo falla en varias tareas importantes. ¿Por qué? Los equipos suelen fallar en alcanzar los objetivos por las siguientes razones:
1. DEMASIADOS OBJETIVOS. Si sales de una reunión con páginas y páginas de objetivos, puedes estar seguro que el equipo conseguirá pocos o quizás, ninguno de ellos. Sugerencia: Enfoca la energía del equipo estableciendo uno o dos objetivos importantes para la semana o el mes. Si tu llamas a cada tarea rutinaria “objetivo”, tu equipo no te tomará en serio. Un objetivo debe ser una competición para un desempeño puntual.
2. INSUFICIENTE CONTROL. ¿Establece usted objetivos pero falla en el seguimiento de los mismos? Si es así, la gente tiene la sensación que los objetivos no eran tan importantes. Sugerencia: Una vez que has establecido un objetivo, demuestra tu interés y tu preocupación – lo que puedes hacer sin tener que estar dirigiendo cada movimiento del equipo. No establezcas nunca un objetivo que no tengas verdadera intención de controlar.
3. DEMASIADA PERMISIVIDAD. ¿Cómo reaccionas cuando los miembros de tu equipo fallan en conseguir sus objetivos? Dices “Esta bien, La próxima vez lo harás mejor”. Si perdonas cada fallo, desmotivarás a aquellos miembros que sí cumplen con sus objetivos. Sugerencia: Cuando un miembro del equipo no llega al objetivo, averigua por qué. Quizás el objetivo no era realista o la persona necesitaba más tiempo o formación. Asegúrate que tu no contribuiste al fallo de esa persona. A continuación explica claramente que ocurrirá si un miembro del equipo no consigue en el futuro sus objetivos.
Aquí tienes algunas ideas que pueden ayudarte a sentirte más cómodo cuando quieres modificar tus hábitos a fin de avanzar hacia un desarrollo más profesional de tu trabajo.
Muchas personas se quejan a menudo de que no les gusta “instalarse en la rutina”, pero, sin embargo, se oponen a cualquier cambio real en su trabajo o en los métodos. Es lógico que, cuando cambias tu comportamiento, tengas miedo a las consecuencias desconocidas. Te damos algunas ideas, y puedes decidir, paso a paso, cuándo y cómo las pones en marcha.
PARA HACER CAMBIOS “CON SUAVIDAD”
La mayoría de la gente trabajadora en estos días no es capaz de equilibrar con éxito las necesidades del trabajo y de la casa. La mayoría de nosotros acumulamos una cantidad de estrés importante al tratar de cumplir con nuestros papeles de esposa/marido, padres, buen hijo y buen profesional.
La razón, dicen los expertos, de acumular este estrés es que nuestras ideas acerca del “equilibrio” pueden estar confusas.
Para explicarlo usaremos una analogía: Cuando vas al circo ves muchas actuaciones diferentes. Una actuación puede ser un acto de equilibristas - en el cual una persona se balancea en un cable, trapecio, cuerda, con otra persona. Otra actuación puede ser de malabaristas, donde una persona usando sus manos, sus pies, su cabeza consigue dominar pelotas, espadas o antorchas moviéndose en el aire. Ambas actuaciones requieren una serie de destrezas, pero son diferentes. Y aquí radica el problema de equilibrar la vida del trabajo y de la casa.
Muchos de nosotros nos equivocamos al hacer malabarismos para conseguir ese equilibrio. En otras palabras, muchas veces estamos moviéndonos como locos tratando de manejar más y más pelotas. Los expertos sugieren que en lugar de movernos más rápidamente para conseguir encajar más actividades, para las que verdaderamente no tenemos tiempo, deberíamos fijarnos en qué es lo que estamos haciendo mejor ahora y en lo qué deberíamos estar haciendo mejor ahora. Por ejemplo, si estamos involucrados en un proyecto en el trabajo que nos demanda la mayor parte de nuestra energía y tiempo, deberemos de tratar de enfocarnos en eso.
Eso no es sugerirle que se involucre totalmente en un área de su vida excluyendo todas las demás. Si hace eso usted puede conseguir éxito en un área, pero terminar quemada/o profesionalmente, con una salud deteriorada, o con problemas familiares. Lo que los expertos nos dicen es que hay ciertos momentos y situaciones en la vida que requieren un enfoque mayor en uno de ellos, en lugar de tratar de dar igual tiempo y energía a todo.
Durante estos momentos, su familia, amigos, o colaboradores pueden ser un apoyo para usted. Si usted tiene algo en su vida personal que requiere más energía de la que está acostumbrado a dar a las actividades personales por ejemplo - un pariente enfermo, o un miembro de la familia en el paro - puede tratarlo con alguien en el trabajo. En algunas circunstancias, es inteligente hablar con su jefe para asegurarle que su posible cambio de actitud o rendimiento durante ese tiempo no tiene nada que ver con su trabajo. O puede intentar hablar con un compañero con el que usted se siente próximo para hacerle saber que usted no está tratando de escaquearse, y quizás podrá recibir además su apoyo emocional.
Para conseguir un equilibro en la vida, tienes que decidir que es importante para ti. Esto parece bastante claro por sí mismo pero, en realidad no es una decisión sencilla para la mayoría de nosotros. Elegir lo que tú quieres hacer con tu tiempo y lo que tú crees que podrías hacer con tu tiempo, no es siempre fácil. Retrocede y sopesa en qué gastas el tiempo y como contribuye a tu crecimiento y bienestar.
Busca un equilibrio en tu vida:
¿Hay áreas en tu vida en las que te sientes desbordado? ¿Estás posponiendo decisiones importantes de tu vida porque no tienes tiempo para ello? ¿Estás abandonando tu estado físico? Si contestas sí a cualquiera de estas cuestiones, algún área de tu vida está desequilibrada.
Define el éxito para ti misma/o. La idea de éxito varía de una persona a otra. Cuando tú te preguntas qué significa realmente el éxito para ti, basa tu respuesta en tus valores personales más que en los estándares sociales establecidos para el éxito. Si tu idea del éxito no coincide con lo que las revistas y los libros te dicen de lo que es el éxito, admítelo y haz algo distinto.
Imagina lo que sería para ti el equilibro. Para algunas personas conseguir el equilibrio es cuando dedican parte de su tiempo a sus seres queridos, parte de su tiempo a su trabajo y parte de su tiempo al placer o a hobbies. ¿Con qué disfrutas tú más?
Decide hacer de tu “idea” del equilibrio una realidad. Para poner tu idea en práctica, pregúntate lo siguiente: ¿qué experiencias positivas me aportará hacer de mi idea una realidad? ¿Qué experiencias negativas sufriré si no hago nada por conseguir mi idea de equilibrio? ¿Qué pasará si demoro mi decisión por un año? ¿O por cinco años?
El equilibrio es algo por lo que debemos luchar. Nunca es fácil, y hoy día cada vez es más difícil tomar las decisiones necesarias para conseguirlo. Pero si queremos hacer nuestro trabajo bien y ser buenos para nuestras familias y para nosotros mismos, es más importante que nunca mirar dentro de nuestras vidas y encontrar el equilibrio que es justo para nosotros.
Pero ¿y en casa qué?
Descubre cómo puedes organizarte y rentabilizar tu tiempo.
Seguro que estáis interesados en mejorar temas de organización y archivos, y que procuráis aplicar todos los conocimientos en vuestro trabajo diario. Pero ¿y en casa, qué? …
Pongamos por ejemplo las fechas después de las Navidades. En Fiestas hemos adornado más o menos nuestras casas, nuestros despachos, y ahora nos toca recogerlo todo.
Recordemos el comienzo de las pasadas Navidades. En diciembre decidimos sacar los elementos navideños. Pero, este año, quisimos poner únicamente algunas luces, el Portal de Belén, y algún Papa Noel gracioso.
¿Dónde guardamos el año pasado las luces? Sabemos que están en uno de los altillos. Así que primero vamos al de nuestro dormitorio, pero desgraciadamente, y después de sacar un montón de cosas, no encontramos nada de lo que queríamos. En el siguiente armario, encontramos tres bolsas que bajamos. En una hay unas luces y bastantes espumillones, pero no están todas las luces y no queremos los espumillones. Seguimos buscando por todos los altillos y vamos encontrando el Portal de Belén y muchas figuritas que no vamos a poner este año. En fin, terminamos buscando en todos los altillos y sacando todo lo que tenemos.
Y todo esto ¿por qué? En su biblioteca usted no iría a buscar los diccionarios para encontrarlos junto con los libros de historia. Y sin embargo, en nuestras bolsas nos encontramos juntas luces, bolas y espumillones… y además ... no sabemos donde está cada bolsa.
Así que ahora, que tenemos que recoger la decoración de estas Navidades, estamos a tiempo de que esto no nos vuelva a pasar. Recojamos con criterio. Con el mismo criterio básico que para la organización de un archivo cualquiera:
LÓGICA
Según recogemos todos los elementos en bolsas del supermercado, agrupemos todas las luces en una bolsa, y etiquetemos con una etiqueta autoadhesiva donde hemos escrito en letras grandes con rotulador “LUCES”. Lo mismo con bolsas independientes para los: “ESPUMILLONES”, “PAPA NÖEL CON TAMBOR”, “PORTAL DE BELÉN”, “FIGURAS NACIMIENTO”, “BOLAS”, etc. Por de pronto hemos eliminado la necesidad de abrir las bolsas para saber que hay en ellas. Pero con un poquito más de esfuerzo, todavía lo tendremos más fácil.
En el perfil de las baldas donde hemos guardado las bolsas podemos pegar otra etiqueta autoadhesiva rotulada con lo que está en ese estante, con letras grandes de forma que desde abajo podamos leerlo, o podemos pegar en la puerta, una relación de lo que tenemos guardado en ese altillo. ¿Qué tiempo extra nos habrá llevado escribir unas etiquetas o una breve lista en una hoja? Ese pequeño esfuerzo, merece la pena. Ya lo comprobaréis las próximas Navidades.
(Cursos de Archivo y Documentación Presenciales y On Line)
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C. Parera
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4ª Edición del libro “Perfeccionamiento de las Técnicas de Archivo”
Todos los días constatamos, a través de los múltiples cursos que realizamos, la alta preparación de las secretarias, su gusto por la profesión y la importancia de este colectivo dentro de la empresa. Todos sabemos hasta que punto una buena secretaria o secretario contribuye al éxito de sus directivos y por consiguiente de la organización general de la empresa.
Sin embargo,
¿Cuáles son los retos a los que se enfrentan hoy día las secretarias?
En la profesión secretarial nunca se acaba de aprender. Trabajar como secretaria en un departamento de Finanzas, de Marketing, de Recursos Humanos, de Producción o de Asesoría Jurídica puede representar llevar a cabo tareas muy diferentes que conllevan lenguajes específicos, trabajos muy diversos, culturas departamentales distintas, etc., Y todo esto unido a la necesidad de desarrollar la capacidad de trabajar con compañeros y jefes de muy distintas personalidades con los que estamos abocados a entendernos, para salir adelante, lo mejor posible, en el trabajo. En otras palabras, una secretaria no acaba nunca de aprender para adaptarse a los constantes cambios.
Que duda cabe que los que hemos pasado muchos años en esa profesión hemos tenido que adaptarnos constantemente a cambios del entorno: desde políticas de empresa a nuevos cambios tecnológicos. Entonces...
¿Por qué estamos ahora más sensibilizados ante la necesidad de la constante adaptación? Simplemente por el esfuerzo que esto implica hoy día.
Las secretarias se han ido adaptando a los múltiples cambios que la sociedad ha demandado, la mayor parte de las veces, a costa de su buena voluntad, de su propio esfuerzo.
¿Cuál es la diferencia entonces de la realidad de hace unos años con la realidad de hoy?
Si esto es así, hoy día, la buena voluntad, el propio esfuerzo individual no van a ser suficientes para poder salir airosas del empeño.
Para conseguir adaptarnos a los cambios y evitar el rechazo humano natural que éstos implican, tenemos que partir de tres supuestos:
En resumen, ahora sabemos:
El Instituto de Secretariado Europeo valora , de forma muy especial, esta cualidad fundamental que la sociedad y sus múltiples cambios demandan de la profesión: una actitud positiva, un interés por desarrollarse profesional y personalmente.
Las necesidades técnicas cambiarán, los entornos de trabajo se modificarán, las tecnologías evolucionarán de forma impredecible. Pero el éxito en la profesión secretarial o cualquiera que sea el nombre que se vaya adoptando, será una cuestión de actitud, que nos permitirá estar abiertas y receptivas a los cambios y a poder seguir disfrutando de un trabajo o una vocación que puede aportar muchas satisfacciones y un gran crecimiento personal.
¡Ánimo! Los nuevos tiempos implican retos, pero eso es lo que nos gusta ¿no es así?
¿Le ha sucedido alguna vez trabajar con un jefe/a que - él o ella ya nos lo han advertido - no es exactamente la persona que disfruta tratando con gente? De hecho, según llega a la oficina, se recluye en su despacho y es difícil establecer comunicación con él/ella. Este tipo de personas no saben muy bien cómo hacer, por ejemplo, que usted, su secretaria, se sienta a gusto y reconocida. Y si usted además es el tipo de persona que disfruta relacionándose con los demás, la situación se complica.
¿Alguna sugerencia?
La verdad es que no deberíamos depender de nuestro jefe para conseguir intercomunicación. Encontremos otros caminos para socializar, busquemos amigos, buenos compañeros de trabajo, algún familiar, la vida no es sólo trabajar. Sin embargo, es imperativo que usted encuentre una forma de comunicarse en el trabajo, porque necesita encontrar la mejor forma de trabajar con y para él. Es muy probable que no pueda cambiar la forma de ser de su jefe, pero puede descubrir que usted puede cambiar la forma como actúa con él.
Quizás su jefe es tímido o introvertido en algunas circunstancias sociales y simplemente no sabe cómo comunicarse. Pruebe diferentes herramientas. Puede que la comunicación escrita le ayude a conseguir lo que no pudo con la comunicación oral . Escriba notas cortas, pero detalladas y pida feedback (respuesta, confirmación, aclaración, etc.) sobre la información que usted necesita. Por ejemplo escriba: "El informe XX tiene que salir dentro de tres días. Le adjunto un borrador (1) del informe del mes anterior actualizado. Por favor, deme la información de los puntos 3 y 7. ¿Cree que hay algo que falta?, otro ejemplo, " El señor YY ha solicitado dos días de permiso para ___. Me he dado cuenta que, según nuestro Planning coincidiría con ZZ lo que podría ser un conflicto. ¿Cómo debería responder?
Y no olvide la comunicación emocional. Acuda siempre primero a los sentimientos. Todos los tenemos. El inicio de la nota puede ser algo tan sencillo como " Buenos días, le adjunto…" "Espero haya tenido un buen viaje. Le adjunto…" y para terminar " Muchas gracias" o "Buen fin de semana" o "Espero que la reunión sea un éxito" o "Hasta mañana y gracias".
Y procure empatizar. Ya sabemos que no es fácil ponerse en el lugar de los demás, pero aunque no estemos de acuerdo, nos ayuda a comprender a los demás, por ejemplo, siempre que escriba usted un Borrador, póngase en el lugar de su jefe, escríbalo a doble espacio, señalando bien claro "Borrador" y trate de utilizar el estilo habitual de su jefe. Tenga en cuenta que, a veces, se interpretan mal nuestras iniciativas y su superior puede pensar, dependiendo de su forma de ser, que usted está tratando de hacerse con atribuciones que no son las suyas. Recuerde él/ella es el jefe y esto tiene que quedar siempre patente.
Y ¡No tire la toalla si no funciona a la primera! Puede que necesite ganarse poco a poco su confianza con el nuevo procedimiento. Pídale información concreta sobre este procedimiento y otras formas que le permitan a usted seguir ayudándole.
¿Se encuentra usted revolviendo entre pilas de papeles sobre su mesa de despacho buscando un documento que estuvo usted sosteniendo en su mano hasta hace unos minutos?
¿Está usted perdido encontrando un sitio donde colocar los memos, informes y correspondencia que le van llegando en su camino? ¿Y se ha preguntado alguna vez dónde archivó esa carta tan importante?
Si ha respondido usted sí a alguna de las preguntas anteriores, ha llegado la hora de organizar su oficina.
Quizás ha jurado mantener sus cosas bajo control pero nunca ha lidiado verdaderamente con ello. Usted no está sólo. Muchos de nosotros estamos muy ocupados extinguiendo ‘fuegos’ en lugar de pensar en la ‘prevención’. Aún así, hacer el esfuerzo de establecer un lugar ordenado y organizado nos permite ahorrar tiempo a medio plazo, y a hacer el trabajo más fácil y a reducir el estrés de perder cosas.
Hacer un plan a largo plazo
Poner su oficina en forma es fácil si tiene un plan de acción, pero no tiene por qué hacerlo en un solo un día. Limpie y organice en intervalos para que no interfieran en su programa de trabajo. Por ejemplo, puede usted dedicar 15 o 20 minutos al día para archivar. Cuando la tarea esté completa, haga otra cosa.
Antes de tomar acción, decida qué información, material o equipamiento usa usted frecuentemente. Mantenga éstos cerca de usted, en su mesa, y ponga lejos lo que menos use.
Comience por los extremos
Divida su área de trabajo en secciones: Su mesa principal, su armario archivador, muebles auxiliares, segunda mesa o mesa del ordenador y sus archivos.
Organice un área al tiempo.
Empiece con el área que esté más alejada, como los archivadores, armarios. Aquí irán las cosas que menos probablemente vaya a tomar decisiones a corto plazo. Luego muévase hacia la los muebles auxiliares y luego hacia su mesa.
Descarte
Empiece tirando cuanto más mejor. Hojee versiones viejas de manuales, catálogos, copias extra de documentos, información que usted nunca ha usado y papeles que usted ni siquiera supo que estaban ahí o no ha tenido tiempo de leer.
Si usa manuales técnicos o de usuario con poca frecuencia, mándelos a una zona de consulta central. La información que usted no necesita pero que tenga un valor histórico a una zona de archivo central. Sea despiadado no tenga compasión, tire todo lo que sea un duplicado, que no sea relevante ya o que se pueda conseguir en otro lugar.
Pongamos el caso de una persona que llama por teléfono, solicitando hablar con su jefe – y solamente con él. Si el jefe no está en la oficina, el interlocutor puede no querer dejar su nombre, un mensaje, o incluso ni dejar una pista del propósito de su llamada.
Parte de su trabajo es filtrar aquellas llamadas que su jefe puede contestar, de aquellas que las puede atender otra persona y de aquellas que son de temas sin interés y que no se las pasaría a nadie. Pero para hacer esto, debe conocer algunas cosas del interlocutor. ¿Cómo podría animar al interlocutor a darle la información que usted quiere, sin sonar como del FBI?
Dado que la cortesía debe ser siempre su guía general, aquí le damos dos pistas para hacer que el interlocutor hable.
Primera pista: Siempre que sea razonable, explique por qué quiere usted la información que le solicita. Esto ayuda a eliminar algunas ideas erróneas por parte del interlocutor, como creer que somos una “secretaria cotilla o demasiado curiosa”, y le muestra porqué sus preguntas son realmente necesarias para que le podamos dar toda la asistencia o ayuda que esté en nuestras manos. Por ejemplo:
- Interlocutor: ¿Podría usted darme una fecha para tener una reunión con el Sr. Rodríguez?
- Secretaria: Por supuesto. ¿Cuál sería el motivo de su visita?
- Interlocutor: Es algo que quiero hablar con él.
- Secretaria: Si es usted tan amable de decirme el motivo, podré tener una idea de cuánto durará la reunión que debo organizar, el mejor momento de la semana de acuerdo con la ocupación de la agenda y qué debe preparar mi jefe para la reunión.
(Aquí el interlocutor puede ver el por qué le beneficia decir la naturaleza de la reunión)
Segunda Pista: Evite cualquier pregunta que se pueda contestar con un simple si o no (preguntas cerradas). Esto significa evitar frases tales como, ¿Quiere usted…?, ¿Puede usted..?, o ¿Puedo preguntarle si…?, es demasiado fácil para el interlocutor decir no.
Estrategia secretarial
Recuerde las clásicas preguntas de periodismo cuando intente hacer hablar a su interlocutor: Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo.(preguntas abiertas). Estas preguntas requieren una explicación que debería ayudarle a conseguir la información que usted necesita.
No diga: El Sr. Rodríguez está ocupado. ¿Puedo ayudarle? En vez de eso diga: El Sr. Rodríguez está ocupado, ¿en qué le puedo ayudar? O “si me dice de que se trata, quizás le pueda ayudar”
¿Qué puede hacer cuando todas las vías diplomáticas fallan y el interlocutor se niega repetidamente a identificarse?
Primero: pregunte a su jefe cómo quiere él que usted maneje estas situaciones. Si a él/ella no le molestan las llamadas misteriosas, o si usted reconoce una determinada voz que “suene a llamada personal” que debe ser pasada, en esos casos pásele la llamada. Con el tiempo usted sabrá qué hacer con cada llamada y se dejará guiar por su juicio.
Pero cuando el jefe está ocupado y sólo quiere llamadas importantes, debe usted insistir en obtener información básica de lo que quiere la otra persona al otro lado de la línea o bien no pasar la llamada. Una de sus responsabilidades es el derecho a decidir qué llamadas deben ser pasadas y qué llamadas no. Así que, si el interlocutor rehúsa, intente manejar la situación de la siguiente manera:
- Interlocutor: ¿Todavía está ocupado? ¿Cuándo le parece el mejor momento para llamarle de nuevo?
- Secretaria: Si me da sus datos y los de su empresa, haré que el Sr. Rodríguez reciba el mensaje de que usted ha llamado varias veces.
- Interlocutor: No es necesario, llamaré más tarde.
Secretaria: Si prefiere no darme su nombre y número de teléfono, entonces le sugiero que envie al Sr. Rodríguez una carta o un correo que indique “Personal”. Probablemente será más rápido que intentar localizarle hasta que esté disponible. De esta manera usted se asegurará que le llegue el mensaje directamente.
Y, de paso, al interlocutor también le llega el mensaje de que no podrá hablar con la persona que quiere sin dar una explicación.
Aunque estas técnicas para llamadas telefónicas puedan parecer, en un principio, un consumo enorme de tiempo, a la larga le ahorrarán tiempo al prevenir gran número de llamadas repetitivas.
Cuando hay que empezar en un nuevo puesto de trabajo, las cosas se pueden poner un poco complicadas.
Recuerdo perfectamente un trabajo que tuve dónde yo pensé que mi tarea era manejar el calendario, establecer la agenda, organizar las reuniones y desarrollar folletos y dossieres para mi departamento de RR.HH.
Resultó que mi verdadero trabajo era actualizar los expedientes de las escuelas y estudios de sus hijos, renovar sus matrículas, asegurarme que mi jefe tenía siempre café disponible y, en general, servirle como una estupenda ayudante ´personal’´.
Fue un poco frustrante para ambos dado que teníamos ideas diferentes de para qué había sido contratada.
Como en muchas ocasiones, un Asistente Personal no es contratado directamente por su jefe directo sino a través del departamento de Recursos Humanos. Es importante, cuando empiezas a trabajar con un nuevo jefe, dar, de forma inmediata, algunos pasos para aclarar exactamente cuáles van a ser tus responsabilidades.
Estas son algunas sugerencias para comenzar bien desde el principio:
Trabajar con éxito para un jefe nuevo, de manera rápida y efectiva, puede condicionar toda tu futura relación de trabajo.
Tomándote el tiempo y haciendo un esfuerzo extra al comienzo de la relación, puedes conseguir un despegue suave y un comienzo productivo, haciendo de tu trabajo una experiencia más positiva y gratificante.
Leer más...¿Tu organización está obstaculizada por?
Estas son las áreas que más amenudo señalan los directivos como generadores de los mayores problemas en el entorno de trabajo.
A continuación te damos algunas ideas para ayudarte, a ti y a tus colaboradores, a mejorar en estas áreas vitales.
¿Cómo resolver las dificultades con los clientes?
Manejar a los clientes insatisfechos puede resultar todo un reto aún para el empleado más experimentado en la atención al cliente.
Pero clientes insatisfechos pueden convertirse en clientes satisfechos y fidelizados - si sus problemas son resueltos de forma rápida.
Aquí te damos algunas ideas para ayudarte a manejar las quejas de los clientes de forma rápida y efectiva.
Consejo:
(Del curso de Atención al cliente /Usuario. Instituto Mandos Intermedios)
Leer más...“Nada da a una persona mas ventaja sobre otra que permanecer frio y ecuánime en todas las circunstancias”
Cómo responder a contestaciones hostiles
¿Le ha pasado alguna vez que alguien le trata como si fuera un “criminal” simplemente por pedirle algo?
Por ejemplo: Usted le pide a un compañero si puede retrasar unos días un trabajo, que no es importante, y en el que habían quedado en una fecha tope, y le contestan: “La respuesta es ´NO´. Absolutamente No. No se puede cambiar”.
¿Qué dice usted cuando alguien reacciona de mala manera por lo que usted ha dicho? Que hace usted cuando la respuesta de la otra persona suena defensiva o casi acusatoria?
Siga los siguientes pasos:
Es posible que la persona esté respondiendo a algo que, sin que usted se dé cuenta, usted transmite en su estilo de comunicación. Al preguntar, usted puede averiguarlo. O quizás la otra persona sencillamente no se da cuenta de su manera de responder fuera de tono. Si es así, el comentar como le ha sonado a usted – sin que sea una acusación – puede ayudar al ofensor a que ajuste su tono.
Y, finalmente, si la persona está siendo agresiva deliberadamente, una respuesta asertiva pondrá, con mucha probabilidad, fin a ese tipo de conducta. Siga nuestros artículos y conocerá respuestas asertivas que le pueden ayudar. ISE – Instituto de Secretariado Europeo
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1. No te ancles en el título de tu puesto."He sido administrativa durante 15 años y he ido promocionando. Creo que te sorprenderías que no hay mucha diferencia entre el título de Oficial Administrativo y Ayudante Ejecutivo." He trabajado en ambos puestos, he trabajado par individuales, que dirigían un departamento.
No te limites al nombre del título; mira al puesto en su totalidad.
2. Asegúrate que estás interesada en un Puesto Ejecutivo. El salario no debe ser la única razón para coger el puesto. Una cosa que hay que valorar es la "química". Si no tienes la química con la persona con la que vas a trabajar, tu vida y la de la persona con la que estás trabajando será difícil, y, de hecho, puede que elijas marcharte porque se puede poner pero. Si vas a tener una entrevista, pide la entrevista cara a cara con la persona con la que vas a trabajar, y mira como te sientes. Si no sientres "eso", entonces deja, con tacto, esa selección.
Quien ha pasado por muchas experiencias laborales está de acuerdo que si tienes la persona adecuada y la "química" necesaria, una posición ejecutiva es fantástica. Mi jefe depende de mi en gran manera y nos llevamos genial. Me encanta planificar eventos, coordinar sus viajes, controlar sus gastos y trabajar en los diferentes proyectos que surgen de vez en cuando.
3. Establece tus objetivos. "Todo depende de los objetivos que te plantees" comenta Sandra. "Si tienes las destrezas técnicas y profesionales, por qué no avanzar? ¿Es que tienes miedo de cometer errores? ¿Vas a perder los amigos que has hecho ya en tu actual puesto de trabajo?
Si algunas de estas son tus razones, piensa que todos hacemos errores, pero los superamos y aprendemos de esos errores.
"Avanzar no significa que no vas a continuar trabajando o comunicándote con otros colegas" explica Sandra, "No significa necesariamente que vas a estar en un puesto diferente con responsabilidades diferentes con otros compañeros de tu nuevo estatus. Merece la pena pensar seriamente por qué no te apetece avanzar, y toma tu decisión".
4. Tómate el tiempo para trabajar con tu director y aprende cómo ayudarle mejor. La historia de Diana puede sonar familiar a muchos administrativos. "Entré en un puesto de Ayudante Ejecutivo a través de una agencia temporal. Estaban buscando un administrativo para el CEO que había tenido 10 ayudantes en 12 años. Yo no estaba decidida, pero como me ofrecieron el doble de lo que estaba ganando y no me gustaba del todo mi trabajo, lo tomé. Casi tres años después ME ENCANTA mi trabajo. Si, es un jefe exigente, pero me tomé el tiempo para llegar hasta él, y ha funcionado."
5. Adquiere la formación que necesitas en las que tienes lagunas. "¿Cuál había sido la razón por la que no había buscado un puesto ejecutivo antes? Miedo, nos dijo Diana "Pensaba que no tenía los conocimientos que necesitaba para ganar ese nivel de salario. En realidad no las tenía, pero me impliqué para formarme rápidamente". Si es el miedo el que te impide avanzar, toma clases y fórmate en las habilidades que piensas que necesitas. Trabajar mano a mano con un jefe es muy gratificante - y el dinero no es una tontería!
No te quedes atrás y afianza tus posibilidades renovando y adquiriendo todas las destrezas que te pueden ayudar a alcanzar tus objetivos.
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Era mi tercera semana de trabajo y todavía me seguía sintiendo un poco nerviosa con mi puesto de Ayudante Ejecutivo.
Los procesos eran un poco más complejos que a los que estaba acostumbrada, y no parecía existir un gran sentido del humor alrededor cuando las cosas salían mal.
Y entonces, en medio del desarrollo de un proyecto con un plazo de terminación próximo, la secretaria que me estaba enseñando, no vino a trabajar ese lunes. Después de recibir noticias de su casa, había decidido regresar a su país, Dinamarca, de improviso.
Yo estaba aterrada, porque ahora era responsable de muchas tareas, que todavía no entendía del todo.
Y entonces… encontré el Manual de Procedimientos que ella había dejado.
¡Era un genio!
Literalmente, para el final de la tarde del martes, me encontré segura y a salvo, y todo gracias al archivo que Susan había preparado, titulado sencillamente: 'Procedimientos'.
Había realizado el manual de forma útil y sencilla, de tal forma, que permitía a cualquiera, aunque acabara de entrar en el puesto, mantener la actividad normal del despacho.
Fui, del Pánico, a ser promocionada.
Gracias a una herramienta que ayuda no solo al equipo, sino a la percepción que se tiene de ti como planificador eficiente.
Es el momento de llevar a cabo tu 'Manual de Procedimientos'. Apúntate al Máster Internacional en Secretariado Ejecutivo y desarrolla tu propio Manual.
Leer más...En una encuesta realizada por TalentSmart a más de un millón de personas, los que figuran en el escalón más alto de la encuesta son las personas con gran inteligencia emocional (90% de los encuestados, para ser exactos).
El punto clave de la inteligencia emocional es el Autocontrol, una de las capacidades que mas contribuye a la máxima productividad, al permitirnos permanecer enfocados y bien orientados en nuestros objetivos.
Desgraciadamente, el autocontrol es una capacidad en la que es difícil confiar. El Autocontrol es tan fugaz para la mayoría de la gente que, cuando M. Seligman y sus colegas en la Universidad de Pennsylvania encuestaron a 2MM de personas y les pidieron ordenar sus fortalezas entre 24 diferentes capacidades, el Autocontrol terminó en la parte más baja del rango, y cuando el Autocontrol es algo que solo se desea, pasa lo mismo con la productividad. El fracasar en controlarnos, es justamente eso – un fracaso. Si tratas de evitar el meter la mano en esa bolsa
Cuando hablamos del Autocontrol es tan fácil enfocarnos en nuestros fracasos que nuestros éxitos empalidecen en comparación. ¿Y por qué no debe ser así? El Autocontrol es un esfuerzo que hacemos para conseguir un objetivo. El fracasar en controlarnos es justamente eso -un fracaso.
‘Si tratas de evitar meter la mano en esa bolsa de patatas después de la cena porque quieres perder un poco de peso y lo consigues el lunes y el martes solo para sucumbir a la tentación el miércoles, el miércoles comerás 4 veces la cantidad de calorías que tendrías que haber comido, tu fracaso supera a tu éxito. Has dado dos pasos adelante y cuatro hacia atrás.
Dado que a todos nos vendría bien algo de ayuda con el autocontrol, he revisado los datos para descubrir la clase de cosas que la gente emocionalmente inteligente hace para mantenerse productivos y bajo control. Inconscientemente aplican los siguientes 12 comportamientos porque saben que funcionan.
Algunos son obvios, otros contra-intuitivos, pero todos ayudarán a minimizar esos “alegres fallos” que chocan con tu productividad.
1. Se perdonan a sí mismos.
Es normal el círculo vicioso que aparece cuando fallamos en autocontrolarnos, seguido normalmente por sentir un odio y disgusto hacia nosotros mismos por las veces que hemos intentado ejercer el autocontrol y no lo hemos conseguido.
Estas emociones nos llevan típicamente a perdonarnos generosamente en el comportamiento fracasado. Cuando te equivocas, es crucial que te perdones a ti mismo y sigas adelante. Sin embargo, no ignores como te hace sentir la equivocación; pero no te hundas en ello. Por el contrario, focaliza tu atención hacia aquello que vas a hacer para mejorarlo en el futuro.
El fracaso puede erosionar la autoconfianza y te será difícil creer que obtendrás un mejor resultado en el futuro. La mayor parte de las veces, el fracaso llega como resultado de tomar riesgos y tratar de conseguir algo que no es fácil. La gente emocionalmente inteligente sabe que el éxito depende de su habilidad para levantarse ante el fracaso, y no pueden hacer esto si están viviendo en el pasado. Todo aquello que merece alcanzarse te va a demandar que tomes algunos riesgos, y no puedes permitirte que el fracaso te pare y te haga dudar de tu capacidad para tener éxito. Cuando vives en el pasado, eso es exactamente lo que pasa, y tu pasado se convierte en tu presente, impidiendo que vayas hacia adelante.
2. No dicen sí a no ser que verdaderamente quieran.
La encuesta llevada a cabo en la Univ. de California en San Francisco muestra que cuanta más dificultad se tenga en decir NO, con más facilidad podrás experimentar estrés, sentirte quemado y llegar hasta la depresión, todo lo cual erosiona el poder del autocontrol. Decir NO es verdaderamente, para mucha gente, uno de los mayores retos del autocontrol .
“No” es una palabra poderosa que no debe tener miedo de usar. Cuando es el momento de decir No, la gente emocionalmente inteligente evita frases como “Creo que no puedo” o “no estoy seguro”. Decir que “No” a un nuevo compromiso honra a tus compromisos existentes y te da la oportunidad de resolverlos con éxito. Recuerde que decir que “No” es ahora un acto de autocontrol que incrementará su futuro autocontrol al prever los posibles efectos negativos de la sobresaturación de compromisos.
3. No buscan la perfección.
La gente emocionalmente inteligente no busca como meta la perfección porque sabe que no existe. Los seres humanos, por nuestra naturaleza, somos falibles. Cuando la perfección es nuestra meta, siempre te quedas con un sentimiento negativo de fracaso que nos hace desear rendirnos para evitar el esfuerzo. Terminamos gastando nuestro tiempo lamentándonos por lo que no se ha podido conseguir y lo que deberíamos haber hecho diferente, en lugar de seguir hacia adelante, ilusionados por lo que has conseguido y por lo que se conseguirá en el futuro.
4. Se centran en Soluciones.
Donde pones tu atención determina tu estilo emocional.
Cuando te centras en los problemas con los que te encuentras, te creas y prolongas emociones negativas que obstaculizan el autocontrol. Cuando te centras en las acciones, te enfocas hacia lo mejor de ti mismo y de tus circunstancias, creas un sentimiento de eficacia personal que produce emociones positivas y mejora los resultados. La gente emocionalmente inteligente no convive con los problemas porque saben que van a ser más efectivos si se enfocan en las soluciones.
5. Tratan de evitar preguntarse “Y si …”
Las frases “y si “arrojan gasolina a la hoguera del estrés y de las preocupaciones, lo que perjudica el autocontrol. Las cosas pueden ir en un millón de direcciones diferentes, y todo el tiempo que pases preocupándote sobre tus posibilidades, menos tiempo tendrás para tomar acción y permanecer productivo (permanecer productivo también permite calmarte y mantenerte focalizado en tu objetivo). La gente productiva sabe que preguntándose “y si” solo le llevara al sitio donde no quiere estar o no necesita ir. Desde luego, planear el escenario es una técnica de planificación estratégica necesaria y efectiva. La distinción mas importante es distinguir entre la diferencia de preocuparse o pensar estratégicamente (a medio o largo plazo).
6. Permanecer Positivo.
Los pensamientos positivos le ayudan a ejercitar su autocontrol al tener que centrar su atención mental en las recompensas que recibirá por su esfuerzo. Su pensamiento errante necesita un poco de ayuda para seleccionar conscientemente algo positivo en qué pensar. Cualquier pensamiento positivo hará que centre de nuevo su atención. Cuando las cosas van bien y su humor es bueno, el autocontrol es relativamente fácil. Cuando las cosas van mal y su pensamiento esta lleno de pensamientos negativos, el autocontrol es un reto. En esos momentos, piense en su día e identifique una cosa positiva que haya sucedido o podrá pasar, no importa lo pequeña que sea. Si no puede pensar en algo de ese mismo día, váyase al pasado y mire al futuro. El propósito es que usted debe encontrar algo positivo que le permita estar dispuesto a cambiar su atención cuando sus pensamientos se vuelven negativos, de forma que no pierda de vista su objetivo.
Leer más...7. Ellos también comen.
Archive este punto en la categoría de intuitivos, especialmente si está teniendo problemas controlando lo que come. Su cerebro quema rápidamente su almacén de glucosa cuando intenta ejercer el autocontrol. Si su reserva de azúcar esta baja, tiene más posibilidades de sucumbir a impulsos destructivos. La comida dulce aumenta rápidamente tus niveles de azúcar y le deja expuesto y vulnerable a comportamientos impulsivos a corto plazo. Comer algo que nuestro cuerpo quema lentamente, como arroz integral o carne, le dará un lapso mayor de tiempo para ejercer el autocontrol. Si está teniendo problemas para mantenerse fuera de la máquina de snacks de la empresa cuando esta hambriento, asegúrese que come cualquier otra cosa si es que quiere tener una oportunidad para controlar los impulsos.
8. Ellos también duermen.
No puedo hacer suficiente hincapié en la importancia de dormir para aumentar la inteligencia emocional y mantener los objetivos y el autocontrol. Cuando uno duerme, el cerebro literalmente se recarga, reorganizando los recuerdos del día para archivarlas o descartarlos (lo que causa los sueños) gracias a lo cual te despiertas con la mente clara. El autocontrol, la capacidad de atención y la memore se reducen cuando no has dormido bien o suficiente. La falta de sueño aumenta los niveles de la hormona del estrés, aunque no haya un agente estresor presente, lo que es un principal killer de la productividad. Por otro lado, estar ocupado te hace sentir a menudo como que tienes que sacrificar el descanso para permanecer productivo., pero la falta de sueño disminuye tanto tu productividad durante el día, que harías mejor durmiendo.
Cuando estas cansado, la capacidad de tu cerebro para absorber glucosa disminuye en gran manera. Esto hace más difícil controlar los impulsos que nos apartan de nuestros objetivos. Aún más, sin dormir lo suficiente se está más predispuesto a necesitar los snacks dulces para compensar los bajos niveles de glucosa. En resumen, si esta tratando de ejercer control sobre lo que come, el tener un buen sueño por la noche – todas las noches – es uno de los mejores pasos para lograrlo.
9. Ellos hacen ejercicio.
Mantener tu cuerpo moviéndose al menos 10 minutos, libera GABA, un neurotransmisor que hace que su cerebro se sienta calmado y le permita controlar tus impulsos.
10. Ellos también meditan.
La meditación verdaderamente enseña a tu cerebro a llegar a ser una máquina de autocontrol. Hasta técnicas simples como el mindfulness, que supone gastar únicamente 5 minutos al día para enfocarte en nada mas que tu respiración y tus sentidos, mejora tu autoconciencia y la capacidad de tu cerebro para resistir los impulsos destructivos. Los monjes budistas aparentan calma y control por una razón. Pruébalo.
11. Se montan en la ola.
El deseo y la distracción tienen la tendencia de subir y bajar como una marea. Cuando el impulso que necesitas controlar es fuerte, esperar a que pase esta ola del deseo es generalmente suficiente para mantenerlos en control. Cuando creas que debes ceder, la norma es esperar al menos 10 minutos antes de sucumbir a la tentación. Verás que a menudo, la gran ola del deseo es ahora tan pequeña como una ondita que puedes pisar por encima.
12. Ellos aplastan el pensamiento negativo.
Un gran paso final para ejercer el autocontrol implica ser capaz de parar el pensamiento negativo en su camino. Cuanto más rumias los pensamientos negativos, mas poder les otorgas. La mayoría de nuestros pensamientos negativos son eso – pensamientos - no hechos. Cuando te encuentras aceptando las cosas negativas y pesimistas que te dice tu voz interior, es el momento de parar y escribirlas. Una vez que te has tomado un momento para frenar los pensamientos negativos, te encontraras con la cabeza mas despejada y racional para evaluar la veracidad de los mismos.
Puedes apostar que tus afirmaciones no son verdad cuando estés usando las palabras “nunca” “peor” “siempre” y parecidas. Si tus afirmaciones, cuando las has escrito, todavía parecen hechos, enséñaselo a un amigo o colega en el que confíes y mira si el o ella esta de acuerdo contigo. De esta forma, seguramente la verdad siempre aparecerá.
Cuando parece que algo siempre o nunca pasa, se debe a la tendencia natural de tu cerebro frente a las amenazas, aumentando la frecuencia y severidad percibida de un acontecimiento.
Identificar y etiquetar tus pensamientos como tal – pensamientos - y separándolos de los hechos, le ayudara a escapar del ciclo de la negatividad y a moverse hacia una nueva mirada (perspectiva) positiva.Leer más...
Son las personas (en plural) quienes consiguen los logros o los fracasos de las organizaciones que forman. El capital más grande, los mejores equipos e instalaciones no producen por sí mismos ningún tipo de resultados.
Para conseguir los mejores resultados de nuestros equipos, tenemos que aceptar que, dentro de los mismos, en muchas ocasiones tenemos que trabajar con personalidades “tóxicas”.
“Aunque no lo creamos, estamos rodeados de gente con personalidades tóxicas. Personas que nos hacen sentir mal, aunque no tengamos la culpa, que nos usan sin que aparentemente podamos evitarlo, que nos tienen a su merced sin que nos demos cuenta. Muchas de estas personalidades las conocemos, pero no somos conscientes de su consecuencia tóxica”.
Personas equivocadas que permanentemente evalúan lo que decimos y lo que hacemos, o lo que no decimos y no hacemos.
No importa cuánto se esfuerce usted en manejar al equipo. El comportamiento de algunos de los miembros puede causar dificultades.
Algunos pueden ser simplemente detallistas o picajosos, no peligrosos para el grupo, pero otros actúan como avispas y pican dolorosamente y hacen peligrar el éxito del equipo.
El "detallista o picajoso"
Esta personalidad se centra en detalles sin importancia, que entorpecen el buen desarrollo del equipo.
¿Cómo manejar este tipo de comportamiento?: Reconoce su preocupación, reconoce que es importante para todos, dele una tarea de detalle (lo que será de su agrado), repita hasta que llegue el mensaje.
Si surgen dificultades con el equipo: Use la diplomacia y firmeza (“las cifras pueden resultar de interés… pero…”), insista en seguir adelante, hasta que el “detallista o picajoso” capte el mensaje.
El caso del "pasota"
Esta personalidad actúa así, entre otras razones: Está decidido a agradar todos y se calla lo que piensa, gente que actúa con un cierto “pasotismo” porque trabajar en equipo es nuevo para ellos, siempre han tenido un jefe que les ha dicho lo que tenían que hacer.
Así que los miembros del equipo tienen que ayudarle a darse cuenta de que ahora es necesario que tome parte en la toma de decisiones. Puede resultar antipático, pero los miembros del equipo necesitan enfrentarse al “pasota”.
Para conseguir sacarle de su concha: Confróntale con el equipo, asegúrate que tiene buenas ideas, insiste para que las comparta, persiste hasta que lo haga
En el fondo, él también quiere ser un miembro del equipo, solo que no está seguro de cómo hacerlo.
El "jarro de agua fría"
Esta personalidad echa un jarro de agua fría sobre todas las situaciones. ¿Por qué? Porque tiene miedo al cambio
Cómo lidiar con esta personalidad: Muéstrale que él es parte del equipo, pídele que busque algún beneficio personal, haz hincapié en lo que no va a cambiar, continúa mostrándole el valor del cambio.
El "sabe lo todo"
Ridiculiza el talento, las ideas, etc., de los demás, actúa con aire de superioridad, usualmente es “cínico”.
El "dominante"
Cuando coge la palabra nadie puede hablar, cree que lo sabe todo … y no va a callarse con facilidad, si alguien trata de hablar, él sube el volumen y apabulla.
Que se puede hacer con estas personalidades, el “sabelotodo” y el “dominante”:
Describa el comportamiento que no te gusta, muéstrele cómo afecta al equipo, dile los cambios que esperas conseguir, mantén la calma (aunque sea difícil), díselo en pocas palabras, no te alargues o entrarás en problemas secundarios.
- Ninguno de los caracteres va a cambiar de la noche a la mañana.
- El hecho de que usted haya probado todas estas técnicas, avalará la necesidad de cambiar la situación antes de que se dañen las posibilidades del éxito del equipo .
- Algunos de ellos no cambian, no todo el mundo vale para trabajar en equipo, si esto sucede, por lo menos usted sabe que, ha hecho todo lo posible. Admita que el equipo no tendrá éxito teniendo como miembro este tipo de personalidad.
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Es requisito imprescindible para la obtención del título, la asistencia al 80 % de las horas lectivas.
Avalado por 22 años de experiencia y dirigido a Secretarias/os con ambición que quieren realzar su valía ante sus jefes y organizaciones, así como incrementar su propia satisfacción en el trabajo y su progresión en el mismo.
El Instituto de Secretariado Europeo es una compañía con resuelta vocación de ayudar a la comunidad de los profesionales del Secretariado en la búsqueda de la calidad total a través de la Formación, Actualización y Perfeccionamiento de las habilidades y técnicas de la profesión, dedicándose con especial atención al campo de Secretarias de Dirección, Ayudantes Ejecutivos y Assistants.
El cambio constante en las necesidades de las empresas y en especial de sus Directivos, obliga a la profesion secretarial a una constante actualización y formación que le permita desarrollar nuevas responsabilidades y delegaciones, que requieren el dominio de nuevas competencias y habilidades.
Una secretaria necesita dominar las mismas técnicas que necesita un gerente o un ejecutivo.
Una secretaria eficiente debe saber planificar, establecer prioridades, administrar su tiempo con eficacia, manejar las tensiones en su oficina, organizar y delegar el trabajo, aplicar su buen juicio y tomar decisiones, ser diplomática y tener una buena relación con los compañeros de trabajo.
1Impartido en MADRID, BARCELONA, BILBAO. Consulta condiciones, horarios y fechas para cada ciudad.
2Horarios a tu medida: 2 viernes y 2 sábados al mes.
3Ejercicios prácticos y teoría adaptados a la realidad laboral de cada uno de los participantes.
4Dinámica de grupos. Resolución de casos. Role-Playing.
5Películas formativas y Grabaciones.
6Formadores titulados que suman a sus conocimientos pedagógicos, una amplia experiencia en el campo laboral del secretariado.
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Registro Mercantil de Madrid, Tomo 6638 Libro 0 Folio 141 Sección 8 Hoja M-108059
CIF: B80648207
Sede social:
Calle de Nicasio Gallego nº 17
La Evaluación de la Calidad de los Organismos de Formación, a través de la satisfacción de sus clientes.
